È finita. Sono stata inghiottita dal tunnel Konmari. Ho scaricato sul mio Kindle il libro Il magico potere del riordino di Marie Kondo e adesso sono presissima dal riordino di casa mia, consistente in operazioni bizzarre come creare giganteschi mucchi di oggetti divisi per categorie (vestiti, libri, oggetti, documenti e carte, ricordi) buttare via senza scrupoli tutto ciò che è inutile e non mi emoziona più e organizzare in verticale ciò che resta in scatole dall’aria sorprendentemente somigliante a vassoi di sushi.

C’è di più. Ora sono convinta che il metodo Konmari può essere migliorato ulteriormente con la tecnologia: i vestiti possono essere venduti usando app come eBay e Depop, invece che buttarli via in tronco e organizzati usando app come Stylebook, i libri possono essere catalogati con Delicious Library o Anobii e per quanto riguarda le carte, i documenti e i ricordi, si può ulteriormente diminuire l’ingombro grazie a programmi come Evernote e Dropbox, un po’ come abbiamo già fatto spostando tutte le carte fedeltà dal portafogli allo smartphone.

In attesa che mi decida a contattare Marie Kondo e iniziare una collaborazione italo-spagnolo-giapponese con lei, ti rivelo in anteprima come sto organizzando carte, biglietti da visita, fatture e garanzie usando Evernote.

Di cosa hai bisogno prima di iniziare

  • Scarica e installa Evernote sul computer (per Windows e Mac) e sul tuo tablet o smartphone (Android, iPhone, Windows Phone).
  • Raccogli in un posto solo tutti i documenti che hai in casa. Importante che non si tratti di ricordi, ma di carte che non ti suscitano nessuna emozione: fatture, avvisi, garanzie, volantini pubblicitari, biglietti da visita, cataloghi, giornali, eccetera.
  • Procurati un tritadocumenti (per i documenti da distruggere), una o due cartelle portadocumenti a soffietto (per quelli che vuoi conservare) e un vassoio portacarte (per i documenti da tenere a portata di mano temporaneamente, perché richiedono un’azione).

Dalla teoria alla pratica

Marie Kondo sostiene che per le carte vige la regola: buttare via tutto. Scrive che “le carte si dividono in tre gruppi: quelle di cui dobbiamo occuparci subito, quelle da conservare come i documenti contrattuali e, infine, il materiale da conservare di altro tipo“. Tutto il resto va buttato via. Aggiunge che “la chiave è collocare quelli di ciascuna categoria in un contenitore diverso” e che “il contenitore dei documenti di cui occuparvi subito dovrebbe essere sempre vuoto” perché altrimenti significa che sono rimaste delle cose da fare in sospeso.

Io finora avevo conservato quasi tutto. Negli ultimi 8 anni ho raccolto tutte le fatture dei servizi e gli estratti conto delle carte di credito, le buste paga, una scatola immensa piena di biglietti da visita, chili di dispense, badge e materiale promozionale proveniente dai corsi, i summit e i workshop ai quali ho partecipato, scontrini e garanzie di vari gadget acquistati, estratti conto, lettere e non so quanta altra roba cartacea.

Questo è il risultato:

Documenti

O meglio… era. Seguendo i consigli di Marie Kondo e usando Evernote, da quel disordine iniziale sono passata a questo, riempiendo un bel sacco di spazzatura cartacea:

Documenti - Dopo

In realtà, avrei potuto ridurre molto di più, ma mi è sembrato più saggio adattare un pochino le spensierate regole Konmari giapponesi alla realtà italo-spagnola: non butterò via le fatture delle utenze già pagate, non prima che siano passati 5 anni minimo, e nemmeno le buste paga che, in vista dei problemi che potremmo avere al momento di ricevere la pensione, potrebbero rivelarsi una prova determinante.

Nella scatola con scritto “Paris” ho raccolto i documenti che hanno bisogno di un’azione da parte mia, come raccomandato da Marie Kondo: buoni sconto e coupon, moduli da compilare e consegnare, lettere a cui rispondere e via dicendo. Per il resto ti racconto cosa ho fatto.

Libretti d’istruzioni e garanzie

Ho buttato via tutti i libretti di istruzioni, escluso quelli di gadget tecnologici complessi come il televisore o il router: erano dimenticati in una scatola e non li avevo mai consultati. E poi su Internet si trova tutto, in caso di necessità, ad esempio ci sono siti specializzati nel download gratuito di manuali di istruzioni come Retrevo o Manuals Online.

Mi sono liberata anche di tutte le garanzie scadute insieme ai relativi scontrini e fatture. Per tutte quelle ancora valide ho fatto una scansione dello scontrino e del tagliando di garanzia del prodotto e l’ho salvata come nota su un apposito taccuino di Evernote che ho chiamato Garanzie. Questa operazione andrebbe sempre fatta anche perché l’inchiostro degli scontrini di carta termica tende a scolorire con il tempo. Ho anche impostato un reminder per ogni nota di Evernote un mese prima della scadenza della garanzia, così potrò accertarmi che il prodotto funziona ancora correttamente prima che sia troppo tardi.

Se non possiedi uno scanner, puoi acquisire i documenti con lo smartphone usando delle app specifiche.

Come organizzare le garanzie dei tuoi gadget su Evernote. Leggi l'articolo.

Biglietti da visita

Prima di buttarli tutti via, ho fotografato i biglietti da visita usando l’app Evernote per Android e li ho salvati in un apposito taccuino. Evernote ha sostituito il vecchio Evernote Hello con una funzione integrata nell’app per cellulari che acquisisce le informazioni del biglietto da visita senza salvare la foto sul tuo cellulare: basta aggiungere una nota cliccando sul segno +, scegliere Fotocamera e scorrere la ghiera fino a Biglietto da Visita.

Salva i biglietti da visita su Evernote e buttali via

Se il biglietto ha un layout chiaro Evernote riempirà automaticamente tutti i campi giusti della scheda contatto e oltre a chiederti se vuoi aggiungere il nominativo come contatto, se siete registrati entrambi su LinkedIN ti chiederà subito se vuoi connetterti con la persona che ti ha dato il biglietto da visita. Un contatto non serve a niente se non crei una connessione reale o virtuale.

L'integrazione di Evernote con Linkedin

Fatture e bollette domiciliate

Per ora, non avevo voglia di scansionare tutte le fatture di 8 anni di bollette domiciliate, le ho solo ordinate e inserite in una cartella a soffietto dividendole per utenze: Acqua, Elettricità, Gas, eccetera.

Però ne ho approfittato per scaricare da Internet tutte quelle in formato digitale e le ho conservate in un taccuino chiamato Fatture Telefono e Internet, semplicemente trascinando il relativo PDF su una nuova nota. 

Lo stesso ho fatto con gli estratti conto delle carte di credito.

Evernote: come ho organizzato le fatture del telefono

Ho anche provveduto a richiedere il passaggio alla fattura in formato digitale per tutti i servizi con i quali ricevevo ancora fatture cartacee: è molto più comodo scaricare il documento da internet e salvarlo in una nota Evernote invece che ricevere una anti-ecologica busta che occupa preziosissimo spazio. Pertanto da oggi ricreerò la struttura della cartella a soffietto dentro Evernote creando dei taccuini dal titolo Acqua, Elettricità, Gas e via dicendo.

Buste paga e altri documenti

Invece, mi sono messa d’impegno e ho scansionato tutte le buste paga in formato cartaceo, conservandole poi insieme a quelle in formato elettronico in un taccuino omonimo. Non si sa mai, magari possano servire un giorno ai fini di convincere il governo italiano o di qualsiasi altro paese europeo che merito una pensione! Meglio conservare tutte le prove.

Ovviamente ho conservato in un’altra cartella a soffietto tutti i contratti delle utenze domestiche, dei prodotti bancari, il contratto d’affitto, le copie delle dichiarazioni dei redditi, le analisi mediche e i documenti personali, provvedendo anche a fare delle copie di sicurezza in formato elettronico. Tutto ciò che non ho tenuto l’ho distrutto nel distruggi documenti: i dati contenuti in quelle carte erano troppo personali.

Alla fine del mio lavoro ho impilato tutti i taccuini Evernote in uno stack che ho chiamato Documenti. Ecco la struttura finale:

Come ho organizzato i documenti su Evernote

 

Integrare il metodo Konmari con l’uso di Evernote è stato utile non solo a diminuire il volume di carte e documenti inutili che ingombrava il mio piccolo studio (e la mia mente), ma anche a rendermi conto che avevo la pericolosa abitudine di non scaricare da Internet le fatture elettroniche domiciliate e che alcuni documenti importanti erano fuori posto e non avevo mai pensato a fare delle copie di sicurezza.

Insomma, consiglio vivamente di provarlo, e non solo a chi vuole fare ordine!

Se hai voglia di leggere tutto il rivoluzionario libro sul metodo Konmari, lo trovi su Amazon.